Le CUD attache une importance capitale à la protection de la vie privée des étudiants. Dans ce cadre, il fait tous les efforts raisonnables pour protéger les informations personnelles. Les dispositions suivantes sont notamment en vigueur :
- seuls les employés concernés sont habilités à consulter les dossiers des étudiants. Chacun d’eux signe auparavant un accord de confidentialité.
- les informations contenues dans les dossiers des étudiants ne sont partagés qu’avec le R.A.F.E.O., le Centre de service national de prêts aux étudiants, les institutions partenaires et le M.F.C.U. Elles ne sont partagées avec une tierce entité qu’avec l’autorisation écrite de l’étudiant.
- tous les dossiers inactifs seront détruits selon la politique d’archivage.
8.2 Politique d’archivage
8.2.1 Dossiers d’admission incomplets :
Toute demande d’admission incomplète sera rejetée et les documents l’accompagnant seront détruits sans préavis. Le registraire peut décider de conserver le dossier pour une durée maximale de deux mois afin que le candidat soumette les éléments manquants.
8.2.2 Dossiers non activés :
Les dossiers des étudiants réguliers ne sont activés que lorsque l’admission est suivie d’une inscription. Dans le cas contraire, ils sont dits non activés. Ils sont compilés et remisés au bureau des archives. Ils y sont conservés pour une période de deux ans. Passé ce délai, ils sont détruits.
8.2.3 Dossiers du R.A.F.E.O. :
Aussitôt après chaque cycle de trois ans (sanctionné par une mission d’inspection du R.A.F.E.O.), les dossiers sont compilés et remisés au bureau des archives. Ils y sont conservés pour une période de 10 ans. Passé ce délai, ils sont détruits.
8.2.4 Dossiers des diplômés :
Aussitôt l’émission des diplômes, les dossiers des étudiants sont compilés et remisés au bureau des archives. Ils y sont conservés pour une période de 40 ans. Passé ce délai, ils sont détruits.
8.2.5 Dossiers des auditeurs libres et / ou à crédit :
La politique est la même que pour les dossiers des diplômés. Ils sont placés au bureau des archives après un certain délai (établi par le registraire) d’inactivité.
8.3 Atteinte à la vie privée
Une atteinte à la vie privée suppose l’accès non autorisé à des renseignements personnels ou la collecte, l’utilisation ou la communication non autorisée de tels renseignements.
Le ministère de la formation et des collèges et universités sera avisé en cas de violation de la vie privée impliquant les dossiers liés au RAFEO.
Si le CUD détecte un cas d’atteinte à la vie privée (par exemple : vol d’ordinateur, courriel transmis accidentellement aux mauvaises personnes, entrée par effraction, etc.) les mesures suivantes seront immédiatement prises :
8.3.1 Limitation de la brèche dans la protection des données et évaluation préliminaire :
Le CUD prend les dispositions requises afin d’arrêter la fuite ou la consultation des informations privées.
8.3.2 Évaluation des risques associés à la brèche dans la protection des données :
Le CUD détermine par la suite si la brèche constitue un risque réel pour les étudiants.
8.3.3 Notification :
Si un risque réel est détecté, le CUD entre rapidement en contact avec les personnes concernées afin de leur faire part de l’incident. Les commissaires à la vie privée de l’Ontario (http://www.ipc.on.ca/french/home-page/) seront également informés dans des cas de situations graves. Le ministère de la formation et des collèges et universités sera avisé en cas de violation de la vie privée impliquant les dossier liés au RAFEO.
8.3.4 Prévention :
le CUD prendra immédiatement des mesures adéquates afin d’empêcher que l’incident ne se produise à nouveau.